Sprawozdanie z obrad w ramach I Ogólnopolskiego Zjazdu Leo w Krakowie

Dnia: 14.11.2009

Ustalono, że obrady są prawomocne, gdyż uczestniczyli w nich przedstawiciele Zarządu Leo Polska oraz prezydenci prawie wszystkich klubów Leo w Polsce. Prezydenci jako przedstawiciele swoich klubów mieli po jednym głosie w ramach obrad w imieniu każdego z klubów.
Wszystkie postulaty zostały ustalone jednogłośnie.

Prowadzący obrady: Natasza Szymczak

W obradach uczestniczył zarząd w składzie:

Tematy obrad

1. Konwencje Leo Polska
2. Majowa Konwencja w Policach połączona z obchodami 20-lecia Leo Polska
3. II Ogólnopolski Zjazd Leo w Poznaniu połączony z obchodami 20-lecie Leo Club Poznań
4. Budżet Leo Polska
5. ILO
6. Strona Leo
7. Obrady w ramach Zarządu Leo Polska i Prezydentów

Ustalenia

1. Konwencje Leo Polska Powinny odbywać się w tym samym miejscu i terminie co konwencje Lions

   - Konwencja Leo Polska powinna odbywać się w innych godzinach niż konwencja Lions, aby umożliwić wzajemny udział członków Leo i Lions w Konwencjach. Najważniejsze jest dla nas to, żeby ułatwić kontakt i wzmocnić więź między lions a Leo – stąd inicjatywa ustawienia konwencji Leo tak, żeby nie kolidowały godzinowo z konwencjami lions, np. :
   Piątek – tradycyjne Get to getter party
   Sobota : 8:00 – 10:00 – 1 część Konwencji Leo Polska w której ustalane są propozycje i postulaty – do udziału zapraszamy Lionów. Opiekun Leo Polska ma dzięki temu szansę uczestnictwa w obradach
   10:00- 17:00 – Konwencja Lions w której części mógłby uczestniczyć przedstawiciel Leo Polska jako delegat. Miałby on możliwość przedstawienia i poddania pod głosowanie Lionów postulatów Leo. Umożliwiło by to też zapoznanie Lionów z pracą i planami Leo w Polsce.
   18:00 – 20:00 – 2 część konwencji Leo Polska – podsumowanie ustaleń z konwencji Lions, zapoznanie Leo Polska z pracą i planami Lions w Polsce. Podjęcie ostatecznych uchwał po konsultacji poszczególnych tematów na forum Lions

   Powyższe ustalenia są propozycją Leo mającą na celu ściślejszą współpracę z Lionami. Ma to umożliwić przepływ informacji między Leo i Lions oraz strać się krokiem umożliwiającym lepszą i aktywniejsza pracę Leo w ramach struktur Lions.

2. Majowa konwencja – zgodnie z ustaleniami
3. II Ogólnopolski Zjazd Leo odbędzie się w Poznaniu, w marcu. Będzie to weekend – termin zostanie ustalony do końca roku
4. Budżet Leo Polska
   • z budżetu powinna być opłacana sala w ramach konwencji oraz posiłki w ramach wspólnego lunchu z Lionami.
   • z budżetu finansowany będzie udział ILO w 1 konwencji międzynarodowej - rozwinięcie w pkt. 5
   • z budzetu Leo sugerujemy nie finansowanie lions.org.pl - rozwinięcie w pkt. 6
5. Zakres działań i kompetencji ILO
   
   • Aby zostać ILO niezbędne jest spełnienie poniższych warunków :
     • ukończone 22 lata
     • biegła znajomość języka angielskiego
     • dyspozycyjność w ramach pełnionych obowiązków
     • potwierdzona możliwość finansowania swoich wyjazdów na LEF
   • powyższe wynika z faktu, że ILO to grupa osób z kilkunastu krajów której współpraca, poza formalnymi spotkaniami, opiera się w dużej części na nieformalnych kontaktach, które wymagają biegłej znajomości języka. Po drugie grupę tę stanowią w zdecydowaniej większości ludzie w wieku 24+ dlatego sugerowany jest dobór osób mających nie mniej niż 22 lata, co ułatwi funkcjonowanie w grupie
   • kadencja ILO w Polsce będzie wzorowała się na przykładzie Europejskim
     1 rok kandydatury + 2 lata działalności
     Wybór nowego ILO będzie się odbywał na pierwszej konwencji (październikowej), trzeciego roku działalności starego ILO. Pozwoli to na roczne wprowadzenie kandydata w sprawy związane z działalnością ILO w Polsce i na świecie.
   • Dofinansowanie z budżetu Leo obejmuje opisowe 500-540 Euro na 1, najważniejszą w roku konwencję LEO – LEO Europa Forum. ILO podejmując się stanowiska zobowiązany jest pokrywać swój dojazd na konwencję oraz ewentualne dodatkowe koszty związane z wyjazdem
     Dodatkowo raz na 3 lata kandydat na ILO będzie miał dofinansowane 50% wpisowego na LEF – pozostałe koszty musi pokryć samodzielnie. Ma to umożliwić mu szybszą aklimatyzację w środowisku ILO oraz ułatwić nawiązanie relacji które będzie musiał przez kolejne 2 lata rozwijać jako łącznik pomiędzy Polskim Leo a Leo z zagranicy oraz nasz delegat na arenie międzynarodowej.
   • wszystkie inne wyjazdy w ramach spotkań ILO będą w 100% finansowane przez ILO
   • Do obowiązków ILO Należy * rozliczenie się przed prezydentem z udziału Leo Europa Forum. Rozliczenie to będzie odbywało się na podstawie przekazania 3 dokumentów :
     • Programu LEO
     • Sprawozdania z Obrad LEF
     • Kopia listy obecności na poszczególnych obradach obowiązkowych w ramach LEF
     • przedstawianie polskojęzycznego sprawozdania z comiesięcznych obrad ILO prowadzonych przed Skype.
     • przedstawianie tłumaczeń z 4 najważniejszych spotkań ILO w roku – Pre Leo Europa Forum, Leo Europa Forum, Lions Europa Forum, …..;
     • Uzupełnianie kalendarza akcji LEO w Europie o wydarzenia w Polsce.
     • Przekazywanie informacji o akcjach w jakich Leo Polska może uczestniczyć.
   • Dbając o wspólny budżet i jak najbardziej racjonalne wykorzystanie środków Leo może przejąć prowadzenie działu strony www odpowiedzialnego za Leo, prowadząc stronę we własnym zakresie. Pozwoli to na obniżenie kosztów, a jednocześnie na dalsze, wspólne wyrażanie opinii/prezentowanie działalności przez Leo i Lions jako członków jednej organizacji. Strona Leo Polska jest w tej chwili prowadzona na prywatnym serwerze i administrowana przez Vice prezydentów Leo Polska. Strona jest aktualizowana na bieżąco i prowadzana na wysokim poziomie. Jest naszą wizytówką. W związku z tym zaistniała sugestia, aby na stronie lions zamiast zakładki Leo Polska było automatyczne przekierowanie na naszą stronę WWW. Nic by się nie zmieniło, nasza zakładka służyłaby po prostu jako link do strony prowadzonej przez Leo. Uniknęlibyśmy w ten sposób opłat na administrowanie strony i miejsce na serwerze Lions, ale cały czas bylibyśmy jak najbardziej podpisani jako program Lions skierowany do młodzieży i informacje o naszych działaniach byłyby dostępne z panelu WWW.lions.org.pl. Wniosek ten powstał z uwagi na fakt, że budżet Leo Polska wynosi 10 000 zł/rok. Jeśli coś z niego zostanie po rozliczeniu rocznym, wolelibyśmy wykorzystać to na materiały reklamujące LEO, gdyż stronę możemy prowadzić bezkosztowo.
6. Obrady i wybory
   • Obrady Zarządu i reprezentantów wszystkich klubów w Polsce będą się odbywały 1 raz w miesiącu, w celu wymiany bieżących informacji i rozliczania prowadzonych działań. Poza tym umożliwi to na bieżąco monitowanie ewentualnych problemów jakie pojawiają się w ramach działalności i wspólne ich rozwiązywania lub monitowanie do opiekuna Leo Polska. Obrady będą odbywała się za pośrednictwem Skype w każdy 1 wtorek miesiąca w godzinach 21-22
   • Program konwencji będzie przekazywany prezydentom klubów na miesiąc przed konwencja w celu przeprowadzenia dyskusji na zebraniach w poszczególnych klubach na wszystkie proponowane tematy. Na konwencji będzie panel dyskusyjny w którym każdy będzie mógł zabrać głos, jednak w obradach będą uczestniczyli jedynie reprezentanci klubów w liczbie 1 osoby na 1 klub.
   • Kandydatury na członków nowego zarządu będą spływać do prezydenta kończącej się kadencji w postaci krótkiej ankiety o kandydacie. Zgłoszenia będą rejestrowane do ostatniego tygodnia przed konwencją. Po tym terminie będzie 7 dni na ewentualne usunięcie kandydatury. Wszystkie kandydatury przedstawia prezydent.
   • Propozycja ankiety
     1. Klub
     2. Imię i Nazwisko kandydata
     3. Wiek
     4. 3 słowa o kandydacie: gdzie się uczy/pracuje, pasje/zainteresowania
     5. Czas działania w LEO
     6. Pełnione funkcje
     7. Największe osiągnięcie w ramach LEO
     8. Dlaczego nadaje się na członka zarządu
     9. Jakie ma plany na następną kadencję